J’utilise depuis longtemps une technique de gestion du temps, destinée à augmenter l’efficacité professionnelle, qui consiste à fractionner ses temps de travail. Et je découvre il y a peu que cette technique a été modélisée par Francesco Cirillo dans les années 80, sous le nom de Pomodoro (tomate)… Allons donc explorer l’efficacité à la sauce tomate!

Efficacité professionnelle et métaphore culinaire

Le cerveau est ainsi fait que son temps de concentration est limité: de 20 à 40 minutes, selon les sources. En vertu de ce principe, lorsque j’ai en face de moi des clients zélés qui confondent durée du travail et efficacité, jusqu’à bosser pendant des heures sans se rendre compte qu’à mesure des heures, leur attention baisse et ils nourrissent plus leur stress que leur performance, je leur propose parfois de tester d’autres façons de faire. Et entre autres de travailler par plages horaires, avec des pauses entre. Bref, si l’on reprend le vocabulaire de cet outil proche de l’agilité, de travailler par itérations de 25 mn.

La méthode Pomodoro tire ce nom organique de l’outil sur lequel elle s’appuie: le minuteur qui apparemment, en Italie, prend souvent la forme d’une tomate;) Et comme vous la savez, j’apprécie la métaphore culinaire*, plongeons gaiement dans la cuisine pour y concocter une entrée dans l’efficacité, en mode décontracté.

Respect de ses propres mécanismes valent mieux que contrainte et discipline

Cette technique présente un avantage majeur: mettre le temps à son service, l’optimiser, au lieu de le subir ou de travailler contre tout en répondant aux besoins de notre organisme et de notre cerveau en particulier, ce qui permet de diminuer le stress et d’être bien plus efficace pendant les temps de concentration.

N’en déplaise aux apôtres de la discipline de fer auto-imposée, le respect de nos propres fonctionnements est largement plus efficace que la contrainte. Il est d’ailleurs souvent le seul moyen d’apprivoiser la procrastination, là où la soumission à une organisation rigide la renforce de façon quasi systématique.

Cependant, pour certains, la méthode peut de révéler exigeante, voire difficile, parce qu’ils se sont auto-programmés à croire qu’il “faut” bosser non stop et vivent sous cette dictature. Elle peut alors leur demander de ramollir leurs croyances à ce sujet, histoire qu’ils soient en capacité de la mettre en oeuvre et qu’elle ne génère pas plus d’inconfort que de résultats. Et si vous êtes dans ce cas, autant la tester en douceur plutôt que de vous forcer à la mettre en place.

Travailler moins, travailler mieux

De façon générale, parce quelle remet des pauses salutaires qui permettent au cerveau de se mettre en veille, comme il en a besoin, cette technique permet une sacrée économie d’énergie, qui va rester dans nos réserves au lieu d’être dilapidée à mauvais escient. Ce fonctionnement, respectueux des besoins physiologiques de repos, a de multiples bénéfices:

• Diminution de la fatigue: L’augmentation des pauses est elle aussi directement proportionnelle à la diminution de la fatigue et donc à l’augmentation de la qualité de concentration.
• Regain de concentration: L’énergie ainsi économisée va pouvoir être investie dans les temps de concentration, au profit de l’efficacité. Admettre que la baisse de fatigue augmente l’efficacité est juste une question de bon sens;)
• Révision des priorités: se souvenir que quasiment tout peut toujours attendre moins d’une demi heure (le temps d’une plage de travail). C’est un bon moyen de se débarrasser d’une partie de la pression et de mieux s’organiser.
• Sentiment d’être plus productif... et l’être. Ce qui est bon pour l’estime de soi, la performance.
• Renforcement du plaisir: L’augmentation de vraies pauses ludiques ou déconnectées (du travail) favorise l’accumulation de vitamines mentales et donc de plaisir. Qui à son tour augmente l’énergie et la performance.

• Conciliation vie professionnelle et vie privée: il est plus facile de déconnecter du boulot lorsqu’on s’est senti productif et qu’on a avancé sur ses dossiers. Nous avons alors moins tendance à ramener notre travail chez nous, à lui laisser trop de place dans nos têtes et nous devenons plus disponibles pour nos proches.

Au final, les pauses n’ont rien d’une perte de temps: le gain en productivité compense ce temps, et le travail se fait avec moins de fatigue et plus de plaisir. Travailler moins pour travailler mieux, un vrai cercle vertueux, cette tomate de l’efficacité;)

Efficacité sauce tomate

Le principe est ultra simple: dans votre casserole professionnelle, mettez donc trois plages de travail de 25mn (c’est les tomates), 2 pauses de 5mn (l’ail et le bouquet garni) et 1 pause de 15mn (les oignons), et vous obtiendrez un concentré de tomate qui vous donnera accès à une attention soutenue, au service de l’efficacité et de la performance.

Il s’agit donc de travailler par plages de 25mn. Je préfère l’idée d’expérimenter, car pour certains ce sera plutôt 20, pour d’autres 30, mais sans dépasser la demi-heure, ce qui ruinerait l’adaptation au rythme du cerveau.

1. Choisissez une tâche, mettez votre minuteur en route, et consacrez-lui votre concentration et votre énergie pendant 25mn, sans vous laisser interrompre.
2. Faites une pause. Au bout de ces 25 mn, faites une pause de 5mn. Une vraie pause, pendant laquelle vous allez mettre votre cerveau en veille: aller au toilettes, prendre un café, regarder par la fenêtre, écouter un morceau de musique, mais surtout pas consulter votre boîte mail ou tout autre tâche moins importante ou moins chronophage qui ne laisse pas votre esprit au repos.
3. Au bout de trois itérations de 25mn, faites une pause de 15 à 30mn. Dégourdissez-vous les jambes, allez papoter avec un collègue, faites une sieste, redécouvrez le plaisir de la glandouille ou les bénéfices de la rêverie, comme vous voulez, le tout étant de faire une vraie pause et de vous mettre la comprenette au chômage technique, histoire qu’elle se ressource.
4. Recommencez.

La FAQ de la sauce tomate

Chez les fervents fatigués de la concentration durable, nourris à l’idée qu’il faut chasser les “voleurs de temps” – en particulier les pauses, considérées comme improductives – et travailler sans relâche, de nombreuses objections pointent le bout de leur nez. Passons-en quelques unes en revue:

• Travailler moins = en faire moins. C’est l’inverse qui se produit. La qualité de concentration est supérieure quand nous sommes reposés, et l’énergie va à la tâche plutôt qu’au maintien de l’attention. Nous sommes alors plus créatifs, plus efficaces, plus productifs.
• L’ampleur des tâches: De nombreuses tâches professionnelles prennent bien plus de 25mn: aucune importance, elles feront l’objet d’un nombre de plages horaires correspondant. Inversement, si vous finissez une tâche avant la fin des 25mn, profitez-en pour vous relire, pour peaufiner.
• La déconcentration: Ne craignez pas la déconcentration pendant les pauses: votre cerveau a baigné dans un sujet donné pendant 25mn, en réalité, il continue à y réfléchir pendant les temps de relâche, mais à sa manière débridée, qui favorise la créativité.
• Profiter des pauses: Traiter deux ou trois mails, écouter son répondeur, classer et archiver, toutes ces petites tâches ne constituent pas des pauses en soi, aussi regroupez-les dans une itération spécifique, mais ne les faites pas pendant vos temps de relâche. Faites de ceux-là de véritables interludes, au sens propre du terme – c’est à dire fun – pour remettre du carburant de votre moteur à idées.
• Les pensées vagabondes: Lorsque nous sommes concentrés, il arrive que l’esprit de mette à vagabonder et rappelle à notre mémoire d’autres sujets: penser à prendre du pain en rentrant, ne pas oublier de répondre à Dupont-Durand qui nous a sollicité sur un autre dossier, etc. Ne luttez pas contre ces pensées qui pourraient paraître parasites, si elles nous viennent, c’est que nous y accordons de l’importance. Ayez toujours à portée de quoi les noter, puis revenez dans votre itération.

*Quelques métaphores culinaires:

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